להגדיל את עצמאות העובדים ולהוריד את העומס שלך

אלעד רוצה שהמנוהלים על ידו יהיו יותר עצמאיים: יקבלו החלטות במקום להתיעץ איתו, יובילו- במקום לחכות להנחיות, יזמו, יקחו אחריות כך שהוא יוכל להוריד מעצמו את האחריות לביצוע ולהישאר רגוע שהדברים מטופלים, אלעד חולם על ירידה בעומס.

“אני לא מבין את זה, מדובר באנשים טובים, איכותיים, וזה לא קורה”

התשובה לשאיפה של אלעד התגלתה די מהר- לעובדים שלו לא ברור מה הוא רוצה מהם…

 

 כשאנשים עושים פעולות ומשימות במקום להוביל אל יעדים ברורים

אלעד מנהל מוכשר, מקצועי, הוא מבין את העבודה מצוין ומכיר אותה. אלעד מנהל את העובדים שלו דרך פעולות.
כלומר, לכל אחד מהם ברור מה הוא צריך לעשות היום, השבוע. וזה גם קורה. זה לא עובד כשקורים דברים לא מתוכננים, כשיש חריגה מהשוטף, צורך בפיתרון יצירתי – יש כאלה לא מעט במהלך היום והם מביאים את המנוהלים של אלעד להתיעצות איתו, או שהוא מגלה שניתן פתרון והוא לא מרוצה ממנו, ונדרש להשקיע בתיקון המצב. “פעם עוד חלמתי לקבל רעיונות לשיפור תהליכים, התיאשתי”.

וזה מה שקורה כשאנשים מנוהלים בפעולות, משימות קצרות טווח – מה שלא הוגדר באופן מפורש חוזר אל המנהל או מקבל מענה בצורה שלא בהכרח תואמת את כוונות המנהל והחברה– זה יכול לחרוג מהערכים של החברה, לעלות יותר, איכות נמוכה, או לפגוע בתהליכים אחרים שתלויים באותו פיתרון. ואת זה צריך לתקן.

מאחר ואלעד בעצמו יצר את המצב הזה, הוא גם זה שהוציא משם. בקלות יחסית, להפתעתו.

איך?

 3 שאלות להגדלת העצמאות והורדת העומס-

שאלה ראשונה- לאן?

  • מה החזון, הערכים, המטרות והיעדים של החברה?
  • מה היעדים השנתיים של המחלקה, הצוותים?

כשמשתפים בתשובות את העובדים, שוב ושוב ושוב לאורך השנה. נבנית הראייה המערכתית של כל מנהל ועובד. וקבלת ההחלטות של כל אחד מהם מתדייקת.

לדוגמא: אם השנה היעד הוא התיעלות – כשעובד יפגוש פעולה לא יעילה- הוא יוכל לשקף אותה ולקבל קרדיט. או אם היעד הוא הגדלת נתח השוק או מספר הלקוחות- כשיהיה מו”מ בעסקה חדשה איש המכירות ידע איך לפעול וייתן עוד הטבה כדי לגייס את הלקוח במקום “לשמור על הקופה” ולהפסיד אותו.

התשובה על השאלה “לאן?” מייצרת נקודת מבט מדוייקת וארוכת טווח.

 

שאלה שניה- למה?

אנשים מחפשים להיות חלק מדבר גדול ומשמעותי, שמייצר ערך. למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים- גם את זה חשוב להזכיר כמה פעמים בשנה- במגוון של דרכים וכיוונים.

כמות הפעמים שקיבלתי את התשובה “לעשות כסף” לשאלה- “מה היעוד של החברה?” גבוהה מאוד. כסף, כמו שאומר סימון סינק (סרטון מצורף בסיום), הוא התוצאה המבורכת של מימוש היעוד של החברה, של סיבת קיומה. למה שהלקוחות יקנו את השירותים או המוצרים שלנו?

כשאנשים מחוברים ליעוד, למשהו משמעותי וגדול- זה מנוע לפעולה, לעשייה, ליוזמה (בתנאי שהוא מדבר אליהם).

 

שאלה שלישית – איך העשייה של כל אחד משפיעה?

על החברה, על ממשקי העבודה, על תהליכים. מיפוי עם המנוהלים על ידכם איך כל אחד, ואיך כולם ביחד משפיעים על ה”לאן” ועל ה”למה” יחבר בין היומיום לבין היעד בצורה פשוטה ומהירה.

התשובה לשאלה הזו מייצרת ראייה רחבה ומערכתית, היא מציגה תמונה של תהליך במקום רשימת פעולות.
בנוסף, היא מייצרת תחושה חזקה של משמעות והשפעה.

לדוגמא: כשעובד לא סיים לעשות משהו שאמור היה להסתיים היום. במקום לומר לעצמו ש”יהיה מחר” הוא יבין את ההשפעה ויעדכן את הממשקים או האנשים שתלויים בו. או אם עובד לא הגיע ומנהל צריך לקבל החלטה איך הוא מחלק את המשימות שלו – התיעדוף והפניית התשומות ברורים יותר לאור היעדים, המטרות והערכים.

 

זה לא מספיק להגיד, צריך להטמיע את המסר

זה לא מספיק לחשוף לחזון ביום הקליטה לחברה, וזה לא מספיק להציג את היעדים השנתיים בתוכניות העבודה של ינואר. הם צריכים להיות המצפן של כל אדם בצוות או בחברה ברגעי קבלת החלטה, יוזמה ופעולה יומיומית. באופן הזה – העומס יורד ממך, ובמקום לנהל משימות מנהלים תהליכים, ככה אפשר לחלוק באחריות הביצועית ולהשאר בעמדה של חניכה ובקרה.

אם נחזור אל אלעד – הציפייה ליזום היא יפה. אבל ליזום לאן?
עכשיו, כשברור לאנשי התפעול שהחברה רוצה לשפר את שביעות רצון הלקוחות, והם משפיעים על משך הזמן מרגע הזמנת המוצר ועד הגעתו אל הלקוח – עלה רעיון שיקצר את הזמן הזה. ואם יש פוקוס על התייעלות – וברור לשיווק איך הם משפיעים על ההוצאות – איש הרכש תרגם את זה למו”מ קשוח יותר וריענון מאגר הספקים-  תוך בחירה בכאלה שמתאימים לערכי החברה.

לסיכום,

במקום שבו כמנהלים אנחנו מייצרים מסגרת ברורה – קל יותר לעובדים לקבל אחריות, החלטות נכונות ומותאמות. למסגרת הזו אפשר לשחרר עוד פרמטרים כמו תקציב, תאריך יעד ועוד. ככל שמרחב הפעולה והכיוון ברור יותר, ככה החופש בתוכו רחב יותר.

להצלחה הניהולית שלך,
רות

נ.ב – זה הקישור לסרטון של סימון סינק http://ted.com/talks/view/id/848

אלעד השתתף בתוכנית פיתוח מנהלים ויצר בה את השינוי בהתנהלות- שהוביל לפניות שלו לפרויקטים רוחביים ותכנון.
השאירו פרטים כאן – לקבלת פרטים ותאום פגישה, וניצור אתכם קשר.

 

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות