להוביל כל הדרך עד היעד- בהבנה, סבלנות והתמדה

 
“למה זה לא יכול להיות פשוט אף פעם” שיתף יוני בתסכול “אני מבין שיש כאן מערכת חדשה להסתגל אליה, אבל, בחיי… מה הסיפור? כבר מצפים מאיתנו לשקף מדידה ואנחנו עדין בלמידה”.

יוני, מנהל מפעל ייצור, נדרש להטמיע מערכת חדשה שתייצר מדידה, בקרה ושקיפות להנהלת החברה בארץ ומשם הנתונים זורמים אל חברת האם בחו”ל. כלומר, מאחורי הטמעת המערכת עומדת מציאות שעומדת להשתנות מקצה לקצה.  יש לו”ז ברור להטמעה ויש נקודה שממנה והלאה מתחילה המדידה.

הפוסט הזה לא יעסוק בניהול שינוי הוא יעסוק בניהול הציפיות- שלנו, המנהלים.

ביומיום של יוני, שלנו, יש פער גדול בין הדינמיות והקצב הגבוה – קבלת החלטות, פעולות, עשייה, פגישות-  לבין האופי האנושי שלו, של המנהלים והעובדים. מצד אחד הודעות וואטסאפ ומיילים שמקבלים מענה בדקות, אינסוף שיחות טלפון, פרויקטים, בקשות, “שרפות” שמתלקחות ומטופלות באופן מקצועי ומאופק. ומהצד השני- צורך בשינוי תפיסה, התסגלות למערכת חדשה, הטמעה של פעולות, שינוי הרגלים – שלוקח לאנשים זמן לסגל, לעכל, להיכנס לתלם.

הציפייה שעובדים יעברו לעשות שימוש במערכת היא הרבה מעבר לטכנולוגיה וללמידה טכנית. יש כאן ערעור ממשי של המצב הקיים, מעבר ממדידה קבוצתית של תוצרים למדידה אישית של שלבים בתהליך. חלק מהעובדים רואים בזה איום. וחשוב להדגיש שגם מעבר לשימוש בתוכנה חדשה מזמין איתו עידכון תהליכי עבודה, מעבר מניירת למערכת ממוחשבת. יש כאן שינוי הרגלים משמעותי.

כלומר, הציפייה של יוני שהדברים יעברו חלק ומהר כדי שאפשר יהיה להמשיך הלאה היא לא ריאלית. הציפייה שבגלל שהוא ביקש והסביר לא יהיו התנגדויות היא משאלה שאפשר להבין, אבל היא ציפייה בלתי אפשרית.

אז מה כן? “תהליך”.

מילה לא פופולארית במקרים מסויימים, אבל כל כך חשובה. כי לוקח לאנשים זמן, כי צריך יותר מאשר להגיד.
תהליך= התמדה,  מסר עקבי, אמונה שאפשרי, סבלנות, רתימה, שכנוע, חניכה. כל אלו הם חלק בלתי נפרד מהיומיום של מנהלים. חלק בלתי נפרד מניהול. כי שינוי הוא התפתחות, והתפחות קורית כל הזמן- אישית, מקצועית, ארגונית, תהליכית.

 

מנקודה לקו – 6 נקודות שיתמכו בתהליך התפתחות, הטמעה ושינוי מוצלחים

 
אז מה עושים? איך מייצרים תהליך שמוביל אנשים אל היעד? כתבתי כמה כלים, שאני מוצאת שחנחיצות שלהם גבוה, והפופולאריות שלהם פחות – במה שקושר להובלה.

1.תפיסת המצב- ההבנה שהדברים הם לא אירוע נקודתי אלא תהליך, קו, שצריך לנהל- הם כבר דבר משמעותי.

2. העברת מסר עקבי – כששאלתי את יוני למה שישתפו איתו פעולה הוא הסתכל עלי בפנים שואלות. “מה זאת אומרת? כי ביקשתי??!” אם היית מבקש ונענה- לא הייתי אומרת כלום, אבל מאחר וביקשת, לא נענית ונוצרה התנגדות – כנראה ששווה להקדיש לשאלה הזו מחשבה נוספת.

“בחיי שאני לא מבין, יש כאן דרישה, ברמת חברה, שנכניס מערכת. לא בחרתי בזה, גם לי היה נוח במצב הקיים, יש לנו ביצועים טובים, ולא הייתי צריך את הרעש הזה. יש לי מספיק גם ככה. למה שיעשו את זה? כי כולנו רוצים מקום עבודה, כולנו רוצים להצליח, כולנו רוצים להיות מובילים ולא נכשלים.”
ג’ון קוטר בספרו “שינוי כאן ועכשיו” קורא לזה תחושה של דחיפות. ויש כאן דחיפות. השאלה היא- האם “כולנו” מבינים את המצב?.
אחרי מחשבה נוספת והתיעצות עם כמה עובדים נבחר המסר “מובילים טכנולוגיה, מובילים ביצועים”. ואם לשפוט על פי רמת השימוש של יוני במשפט- גם לו זה עשה טוב.
אז מה המסר שלכם למנוהלים על ידכם? חישבו תוצאה.

3.חשיבת “השריה” – מתכננים מגוון פעולות עוטפות שמעבירות את המסר  מכיוונים שונים.
לדוגמא: ההדרכות הן לא על המערכת החדשה שההנלה ביקשה שנכניס למפעל. ההדרכות הן על המערכת שתמצב אותנו כמפעל מוביל טכנולוגית. בהמשך, מנהלי המשמרת יתדרכו את העובדים בפעולות הנדרשות- כי אנחנו מובילים טכנולוגית, ובדרך, יוני דיבר עם המנכ”ל שהגיע לביקור וביקש ממנו להעביר את המסר שהוא גאה בעובדים כי… טוב, הבנתם.

4.עקביות והתמדה – לראות ולהראות כל הזמן את נקודת היעד. להעביר את אותו המסר, לא לוותר, להאמין שאפשר. יש אתגרים בדרך שמערפלים את הוודאות הזו, העברת מסר מגומגם או שינוי של המסר יכולים להפיל את התהליך. זה חשוב לתת מקום לקולות הסקפטיים, לאי הוודאות, להקשיב להם, להכיל אותם ולשדר שאנחנו בכיוון הנכון.

5.תיעדוף – ההבנה שמדובר בתהליך ובהשקעה לאורך זמן, מאפשרת הערכה של התשומות הנדרשות ושל משך. במידת האפשר, חשוב לתת לדברים לחלחל לפני שעוברים לדבר הבא. וכן, אני יודעת שיש שווקים בקצב שלא מאפשר לחכות או להשהות, ויש חברות שההתפחות שלהן בקצב מהיר.
יחד עם זאת, חשוב לשים לב לשחיקת העובדים, להלך הרוח, כבר פגשתי מצבים שבחודש אחד היתה עזיבה מאסיבית של עובדים מוכשרים ומנהלים שהיו עתודה ניהולית בכירה. כולם הופתעו, אבל הכתובת היתה על הקיר. וקוראים לה שחיקה.

6.לחגוג הצלחות, בגדול וזהו. – אחרי מאמץ ממושך ישנם אנשים שמחפשים את ה”ישורת”, הנקודה שבה המאמץ הופך להרגל. ולא אחת צריך כבר לעבור לדבר הבא, שגם הוא מתחיל באיחור (אם לא התחיל במקביל…). בדיוק בגלל זה חשוב לעשות מדי פעם הפוגות, לשקף את הדרך שנעשתה וההשלכות שלה, לפרגן ולהוקיר. וזהו. בלי להמשיך ולומר שלפנינו עוד… לכמה שעות, ליום, תנו להנות מההישג. השלב הבא נמצא שם, ונגיע אליו. המנוחה לרגע חשובה.

ישנם אנשים שזקוקים לזמן, לדרך, לשכנוע. הפער בין הקצב היומיומי הגבוה לבין אותם תהליכי הטמעה והתפתחות ארגונית ואישית יכול לבלבל ולייצר ציפייה לא מותאמת מהעובדים ומכם. זה כמו ההבדל שבין בין אדם שמתבקש לפנות ב 180 מעלות לבין ספינה במשקל של עשרות אלפי טון שתעשה את אותה הפניה. רב חובל שיצפה לזמן ביצוע דומה – ינחול אכזבה מסחררת וייצר תסכול בקרב העובדים שיפסיקו את סיבוב הספינה בדרך.

 

להצלחה הניהולית שלך,

רות חובב וענונו

 

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות