לחזק את הנבחרת – 2 שלבים לקידום עבודת הצוות בהנהלה שלך

הנהלה היא ללא ספק חוד החנית שמוביל את הארגון. לכל הנהלה סגנון, נורמות וקודי התנהלות שונים. בכל המקרים להנהלה שפועלת בתיאום וסנכרון לעבר מטרות ברורות ומשותפות, השפעה מכרעת על הישגי הארגון והתוצאות העסקיות.

ישנם מגוון אתגרים שמנהלים מתארים בפנינו בניהול הנהלות. המרכזיים שבהם:

  • נקודת מבט לוקאלית על חשבון מערכתית – נקודת המבט של כל חבר הנהלה רואה את צרכי, אילוצי ואתגרי היחידה שתחת ניהולו ופחות את המאמץ המשותף, התלות והראייה המערכתית. מכאן נוצרים מצבים שבהם יחידה אחת מתקדמת ללא תאום או על חשבון אחרות.
  • העדר כיוון משותף וממוקד- לא ברור האם להנהלה יש מטרות משותפות ואם יש – עד כמה הן באות לידי ביטוי בקבלת ההחלטות והתפקוד היומיומי של כל חבר הנהלה. בנוסף, עולים פערי ציפיות בנוגע לתחומי אחריות וסמכות של כל אחד מחברי ההנהלה. הדבר מוביל להתנהלות לא יעילה בין היחידות השונות ולקונפליקטים בין חברי ההנהלה.
  • החלטות מתקבלות “למעלה” – מנהלים “עולים” אל מנהל בכיר לפתור בעיות שניתן לפתור בינם לבין עצמם. המחירים הם בתהליכים שמתעכבים או בכך שהמנהל הבכיר הופך ל”צוואר בקבוק” ומוצא עצמו משקיע זמן יקר בדברים שאין הכרח שיהיה מעורב בהם.
  • פוליטיקה על חשבון התנהלות עניינית – ויכוחים ויחסי כוחנות שמרחיקים את ההנהלה מעיסוק בעיקר, ומשאירים אותה עסוקים במערכות היחסים.
  • הימנעות מקבלת החלטות – הנהלה שמתנהלת באוירה חיובית ונעימה, אך נמנעת מלקחת אחריות ולקבל החלטות. מצב דומה הוא כשהחלטות שמתקבלות, אך לא מגיעות ליישום בפועל. באופן הזה החברה דורכת במקום, כלומר- הולכת אחורה…

 

איך מקדמים את עבודת הצוות בהנהלה באופן שיסיר את הגורמים המעכבים ויאפשר קידום אפקטיבי של הארגון?

התשובה נחלקת לשני שלבים : 1. זיהוי 2. מיקוד.

  1. זיהוי: זיהוי רמת התלות ההדדית הקיימת בהנהלה לאור המשימה המשותפת. רמת התלות ההדדית נגזרת מהמבנה הארגוני כאשר ניתן לאפיין 3 רמות של תלות הדדית בקרב הנהלות:
  • תלות נמוכה – “נבחרת שחיה” – מצב שבו על מנת לייצר הישגים במחלקה אחת יש תלות נמוכה בהישגים של מחלקות אחרות. לדוגמה- הנהלה בה לכל מנהל מחלקת מכירות משלו, שמומחית בתחום הליבה של המחלקה, כך ההישגים של מחלקה אחת כמעט ולא משפעים על ההישגים במחלקה המקבילה.
  • בנבחרת שחיה יש ערך לעבודה הקבוצתית, לניקוד הקבוצתי, אבל ברגע הקפיצה למים- כל שחיין מתמודד לבד עם השעון. הוא יכול לשבור שיא או להצליח, גם אם הניקוד הקבוצתי נמוך.
  • תלות בינונית – “מרוץ שליחים” – כאשר אופי העבודה בין המחלקות הוא בעל מאפיינים טוריים. כאשר מחלקה אחת מסיימת את חלקה בתהליך, הוא עובר לטיפול במחלקה המקבילה. לדוגמה- מחלקת פיתוח שמעבירה את המקל אל מחלקת הייצור ואלו אל המכירות.  במרוץ שליחים עיכוב בהעברת המקל, כמו עיכוב בהעברת תוצר ממחלקה אחת לשניה, פוגע בתוצאה הסופית.
  • תלות גבוהה – “נבחרת כדורסל” – אלו הנהלות בהן רמת התלות והממשק בין המחלקות הוא הגבוה ביותר. התוצאות העסקיות של כל מחלקה, קשורות קשר ישיר לתוצר, שירות או מידע הקיים במחלקות האחרות. בנחרת כדורסל, לעבודת הצוות, התאום והסינכרון בקבוצה, חשיבות מכרעת בהשפעתה על התוצאה הסופית. שחקן בודד לא יוכל להביא את הקבוצה להצלחה.

 

  1.  מיקוד – אחרי זיהוי מידת התלות, מומלץ למקד את המאמץ ב 2-3 נושאים לקידום. למשל:
  1. תפקיד ההנהלה ומטרותיה – עד כמה ברורות המטרות המשותפות של ההנהלה? מהו תפקיד ההנהלה בארגון? עד כמה קיים תיאום ציפיות לגבי נורמות וקודי ההתנהגות? (לדוגמה, איזה מידע וכיצד מועבר החוצה מידע מישיבת הנהלה).
  2. שגרות ומנגנונים – באיזה מידה השגרות והמנגנונים, כגון ישיבות הנהלה, אפקטיביות בהיבטי משך, תדירות ותכנים? באיזה אופן הם מקדמים את עבודת ההנהלה (אם בכלל…)?
  3. תפקידים – האם קיים תיאום ציפיות בין בעלי התפקידים השונים? האם ברור מה הם תחומי האחריות של כל מנהל וכל מחלקה באופן שמובן ומקובל על כולם? בשלב הבא חשוב להבין איך עובדים בנקודות התפר, הממשק.
  4. תהליכי קבלת החלטות – איך ההנהלה מקבלת החלטות? איך היא מתקשרת אותן לארגון? מה מידת האפקטיביות של יישום ההחלטות?
  5. תהליכי העבודה – בחינת תהליכי הליבה בין המחלקות – מה הן נקודות החולשה והחוזק בתהליכים? מה דורש טיפול?
  6. יחסים בינאיישים – מהי מידת ההבנה, השיתוף במידע, האמון והתקשורת בקרב חברי ההנהלה? עד כמה היחסים בהנהלה מקדמים או מעכבים את הארגון?

מתוך ששת הנושאים שכאן, מה הם השניים ששיפור בהם, להערכתך, יביא לקפיצת מדרגה בעבודת ההנהלה שלך?

 

קידום עבודת הצוות בהנהלה – החיבור בין מידת התלות לשלב המיקוד-

איזו הנהלה יש לך? מה מידת התלות בין המנהלים שבה? – זיהוי רמת התלות מאפשרת לך לאפיין את ההנהלה שלך כבסיס לבחירת הנושאים למיקוד.

כאשר רמת התלות נמוכה לרוב המיקוד יהיה בנושאים כמו תפקיד ההנהלה, מטרות משותפות, שגרות ומנגנוני הניהול. כאשר רמת התלות גבוהה, האתגר שבתיאום, סינכרון, זרימת מידע ברמה מספקת לצד תהליכי קבלת החלטות משותפים, נעשה גדול יותר ואז המיקוד יהיה בתפקידים, תהליכי קבלת החלטות ותהליכי העבודה כקודת מוצא לקידום תפקוד ההנהלה.

 

מה עושים עכשיו?

אנחנו מזמינות אותך לשאול את עצמך – מהי מידת התלות בין חברי ההנהלה לאור המשימה המשותפת? האם ההנהלה שלך דומה לנבחרת שחיה, מרוץ שליחים או קבוצת כדורסל?

בשלב הבא – באילו נושאים כדאי להתמקד כדי לייצר שיפור בעבודת צוות ההנהלה שלך?

הזיהוי והמיקוד מאפשרים לך “לשים על השולחן” את הנושא ולקיים סביבו דיון בעזרת השאלות שכתבנו תחת כל נושא. באופן הזה, ליצור שיח על הנושאים שמעכבים ועל האופן בו ניתן לעבור יחד כדי לעלות מדרגה באפקטיביות עבודת ההנהלה לטובת מימוש הפוטנציאל המשותף לקידום האירגון.

 

להצלחה הניהולית שלך,

עירית ורות

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות