לשמור על האנרגיות כדי להמשיך להוביל

תמר ידעה שברגע שהיא תתחיל את התהליך היא לא תוכל לחזור בה.
זה דרש ממנה המון אנרגיה, אבל היא הבינה שהמצב הקיים פשוט לא אפשרי יותר:
תמר סמנכ”לית כספים, שבתקופה האחרונה מכבה כל כך הרבה שריפות שהיא פשוט מיואשת מהזמן שלה שנשאב לזה, ומהשעות הקטנות של הלילה בהן היא עושה את העבודה החשובה- וגם זה לא מספיק טוב.

 

מקורות אנרגייה להתנעה

כשפרטנו את הדברים ועשינו אבחון קצר הבנו ש:

  • תהליכי העבודה מיושמים לפי פרשנות אישית של כל אחד
  • אין תיאום ציפיות ברור עם ממשקי העבודה – צריך לרדוף אחרי חומרים, בקשות לתיעוד, מספרים
  • אין נהלי עבודה מסודרים עם ספקים- הרבה מאוד זמן מושקע בהסברים והמצאת פתרונות בגלל שחשבונית נשלחה באיחור, הוחתמה באיחור והגיעה אל הכספים באיחור. ואז מופעל לחץ גם מהספק וגם ממי שהזמין את שירותיו.
  • גבולות הגזרה של כל תפקיד לא ברורים- וככה אחריות מועברת ודברים נופלים

ובסוף הכל מגיע אליה, אל תמר. מכל כיוון. מגיע ונשאר לטיפול. וזה כבר בלתי נסבל.
היא מאוד התלבטה לגבי היציאה לדרך שתעשה סדר בדברים, היו לה המון חששות ובצדק- זה מהלך שדורש עבודה אישית- ניהולית,  עקביות, ירידה לפרטים, רתימה של האנשים, התמודדות עם התנגדויות, עומס שיווצר לתקופה. והיא תצטרך להוביל את כל זה. ומה אם לא יצליח?… אבל את המצב הקיים כבר אי אפשר היה להכיל.
 

אבל הפוסט הזה הוא לא על הארגון או הסדר בחטיבת הכספים שתמר מנהלת, גם לא על ניהול שינוי. הפוסט הוא על ניהול הכוחות שלה. עכשיו שהחליטה להניע מהלך, כשהבינה שאין ברירה והמחיר שהחברה, שהעובדים, שהיא משלמים – גבוה. היא רצתה להיות כמה חודשים אחרי בשלב שבו כבר יש סדר, יש שקט- הדברים יעבדו בצורה זורמת והיא תתפנה לראיית מאקרו.

 
אחרי שלושה חודשים וחצי אפשר לומר בוודאות שתמר צלחה את המהלך- המנכ”ל נרתם, גם מרבית המנהלים והעובדים. כן- היו התנגדויות מצד עובדים וקולגות, היה עומס, היו הרבה מאוד החלטות לקבל, אבל לאט לאט תהליכים נבנו, גבולות הוגדרו. היתה “הסתערות” על המצב הקיים. היא הובילה.

לקראת סוף התהליך ממש אפשר היה לראות אותה מחייכת. “את לא מאמינה כמה זמן התפנה לי” היא אמרה “זה מטורף מה שהיה כאן לפני. זה מסוג הדברים שכשמסיימים אותם- לא מבינים איך לא עשינו את זה קודם.”

נפגשנו חודש אחרי- לסכם את התהליך.
היא שוב לא חייכה.
“מה קרה?” שאלתי

“את לא מבינה” היא ענתה “כמה דברים צפו מעל פני השטח בעקבות המהלך שעשינו. עכשיו התמונה הפיננסית שקופה יותר, בהירה יותר, מתגלים חורים כספיים בדיווחים של היחידות, חסר מידע. התמונה שנוצרה לא נראית טוב במקומות מסוימים, הדבר האחרון שרציתי זה לפגוע בקולגות שלי כמו שאת יודעת. יאוש. אני צריכה חופש”.

אדיג’ס (1992) בספר “ניהול מה הוא”, כותב שמנהל קיים כדי לפתור בעיות. תפקיד המנהל לסלק מכשולים שמפריעים לעובדים, כדי להגיע לאפקטיביות. שינוי הוא מצב קבוע – בחברה, בשוק, בטכנולוגיות ועוד- שכל הזמן יוצר בעיות חדשות, ותפקיד המנהל לפתור גם אותן.

כלומר, מאחורי כל פיתרון של מצב כלשהו, מסתתרת בעיה חדשה…

כשסיפרתי את זה לתמר היא נשענה אחורה בכסא ונאנחה “אז מה עושים???”
“יוצאים לחופשה?”
חייכנו.

 

איך שומרים על האנרגיות וממשיכים להוביל

הובלה בכלל, ובפרט של שינוי, דורשת אנרגייה אישית, ניהולית. אני פוגשת מנהלים שמשקיעים אותה עם ציפייה ש”כשנסיים יהיה קל יותר” ואז מתאכזבים לגלות שזה לא נגמר… קל יותר במקום אחד, אבל חדש נפתח וצריך אנרגיה נוספת להוביל ולנהל אותו.

אז איך שומרים על האנרגיות:

  1. מקבלים את המעגליות הזו שבה כל פיתרון של בעיה ייצור בעיה חדשה, אחרת, לרוב ברמה מתקדמת יותר.
    בדוגמא שכאן- סדר בתהליכים זו בעיה מסוג אחד, שקיפות ודיווח זו כבר בעיה ברמה “גבוהה” יותר, שנחשפה בעקבות הסדר.
  2. מפרגנים, חוגגים – למנוהלים על ידנו, לעצמנו, על הדרך שעשינו ועל התוצאה.
    המהלך שתמר עשתה היה מקיף ויצר השפעה ארגונית משמעותית מאוד. במקביל לבעיות שהתעוררו (שגם להן עוד ימצא פתרון), נוצרו גם רווחים אדירים – של חיסכון בשעות עבודה, צמצום שחיקה, מיצוב היחידה בחברה, הורדת מתחים וכעסים, הבנה הדדית, אפשרות לראות את המצב הקיים וממנו לייצר התייעלות כספית אמיתית בחברה, אסטרטגית.
    אגב פירגון, סיפר לי מנהל פרויקטים שעבד גם בחו”ל שכשמסיימים פרויקט באנגליה- יורדים לפאב לחגוג. כשמסיימים פרויקט בישראל מתחילים את הפרויקט הבא…
  1. להערך מראש ובראש – שיצוצו בעיות חדשות. לא תמיד ניתן לצפות אותן, לא אחת הן חבויות מאחורי הבעיות הקיימות. להיות מוכנים שהן יגיעו.
  2. והכי חשוב – לשמור על הכוחות שלך. כן, לקחת פסק זמן, לנוח רגע. מאחר וברור לנו שיש כאן ספירלה, הניסיון להביא ל”אפס בעיות” הוא לא נכון ולא אפשרי. כמובילי אנשים, תהליכים, האנרגיות והכח שלך הן משהו שחשוב לשמור עליו.

מוזמנים לשתף בתחתית הפוסט – תגובות ורעיונות נוספים לטעינת מצברים

להצלחה שלך,

רות חובב – וענונו

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות