סיכום שנה- פעולת חובה לכל מנהל שמחפש להשתפר

 

זה המפגש הרביעי שלנו וזו פעם ראשונה שהם מגיעים כל כך אנרגטיים בבוקר. כולם מדברים על אתמול,  ולא סתם מדברים- בגאווה, עם אור בעיניים, ממש ב”היי”.

כולם מדברים על הסיכום השנתי שהיה אתמול אחר הצהרים.

בהפסקת הצהרים שאלתי מה היה שם שהצליח ליצור כזו אנרגיה

“תקשיבי, אחרי כמה שנים שהחברה בקשיים ואנחנו עובדים קשה, יש סימנים יפים של עלייה- במכירות, בשיווק, מוצר חדש שפיתחנו כאן ותפס ממש יפה בארופה”. עונה לי יפית, מנהלת אגף תפעול ותשתיות.

באמת מדהים ומרגש! ומה היה במפגש?

“הציגו לנו את כל הנתונים, עם השוואה לשנים קודמות. אני כאן כבר כמה שנים טובות ודיברו הרבה על שינויים, אבל הפעם מרגישים את זה באופן משמעותי בכל חדר ומסדרון, זו לא עוד סיסמא”.

כשחזרנו לסדנה שיתפתי את כולם בשיחה עם יפית ושאלתי אותם, מנהלים בכירים בחברה, מה הם מתכננים לעשות עם זה?  התשובה הרווחת היתה “להציג למנהלים ולעובדים”.

אם זו גם התשובה שלך- כדאי להמשיך ולקרוא, כי אפשר להרוויח כל כך הרבה מסיכום שנה- ניהולית, עסקית, ארגונית, ביצועית- בין אם השנה מסתכמת עם נתונים טובים, ועל אחת כמה אם בפחות… סיכום שנה זו הזדמנות מצויינת לעשות משהו “חשוב” ולא “דחוף” שיכול לייצר מוטיבציה ומשמעות, למנוע טעויות, למנף הצלחות.

כתבתי עבורך 5 כלים ששימוש בהם בסיכום השנה הקרב- יקח אותך לשם. אבל קודם כל-

 

 למה לעשות סיכום שנה?

  1. לתת משמעות, ליצור שייכות – ביומיום אנחנו מדברים משימות, פעולות, תוצאות מיידיות. בשוטף העובדים שלך רואים את החלק שלהם בפאזל, הם לא רואים את הסך הכל. המעבר מחלק בפאזל לפאזל השלם עם התמונה המלאה הוא הזדמנות לייצר משמעות, מוטיבציה, לרתום. קבוצת המנהלים שפגשתי היא דוגמא מצויינת לזה, הם היו עם אור בעיניים.
  2. למנוע טעויות ובזבוז – יש דברים שאפשר לראות רק כשאנחנו עושים ZOOM OUT: דפוסים שחוזרים על עצמם ומייצרים לנו עומס, הוצאות מיותרות, עזיבה, או כל מחיר משמעותי אחר. הסתכלות שנתית עוזרת לנו לזהות דפוסים. ומאפשרת לנו לעשות שם עבודה של מניעה.
  3. למנף הצלחות– ומהצד השני- חשוב מאוד לבחון מתי אנחנו במיטבנו, מה התנאים שמאפשרים את זה, ואיך אפשר לשכפל ולמנף אותן.
  4. קבלת החלטות מתוך ראייה מערכתית- כשמציגים תמונה מערכתית, לאורך שנה, בצורה מסודרת אתם מעצבים את קבלת ההחלטות של העובדים שלכם. אתם מטמיעים ערכים , דפוסי פעולה וחשיבה.

סיכום של תקופה, של שנה, יכול לחסוך לך ולעובדים שלך הרבה מאוד אנרגיה, לחסוך עלויות, לייצר הבנה, שייכות ומכאן גם מוטיבציה.

 

4 כלים לבניית סיכום שנה אפקטיבי

(מומלץ לרשום לעצמך רעיונות שעולים תוך כדי הקריאה)

  1. מספרים רבותי, מספרים – הנתונים והמספרים הם עובדות שעל בסיסם אנחנו מובילים לאורך השנה.  ולכן בשלב ראשון חשוב לאסוף מדדים, כאלה שנמדדים עליהם באופן ישיר ואחרים שמלווים ברקע, שמושפעים או משפיעים. למשל- חברה שהמכירות שלה עולות, אבל נמצאת בהפסד, או חברה שנמצאת בהפסד אבל מספר ההזמנות ברבעון האחרון עלה בצורה משמעותית – כדאי להציג את נתוני המכירות ואת המדדים של התהליכים התומכים. בנוסף, אפשר להציג כבר את היעדים לשנה הבאה– כדי להרחיב את התמונה.
  2. להגדיר תוצאה רצויה– זה הזמן לדמיין שנגמרה פגישת סיכום השנה, וקבוצה של עובדים הולכים להכין קפה ובדרך מדברים על הפגישה. מה הם אומרים עליה? איך הם מרגישים? איך הם פועלים באותו היום ולמחרת? חשוב לדייק: אדישות, התרגשות, חשש, הסתערות. התוצאה הרצויה תוביל אותך לשלב הבא:
  3. לספר סיפור – אנשים אוהבים סיפורים, דוגמאות. כשהנתונים יבשים הם לא מעניינים. על בסיס העובדות, ולאור התוצאה הרצויה חשוב לבחור את הסיפור שמתאים להציג. לדוגמא- מנכ”ל שאני מלווה רוצה להעביר מסר לגבי חשיבות הסדר והניקיון במרחב החברה. כולם יודעים שזה חשוב לו ובכל זאת יש לכלוך ואי סדר. השנה יש ירידה במכירות ליצוא ואחת הסיבות היא עזיבה של לקוח אירופאי גדול. בפגישת הסיכום הוא סיפר על הפגישות שלו עם הלקוחות באירופה, על הדקדקנות והסדר שחשובים להם, הדיוק. מכאן הוא יצר חיבור בין המספרים- עזיבת הלקוח  והיקף המכירות אליו לאור חוסר דיוק, וההקפדה על ניקיון וסדר- שקשורים לכל העובדים. באופן הזה הבקשה מקבלת משמעות ויצרה שינוי.
  4. ליצור שיח ומעורבות – אני תמיד ממליצה לקחת את הפגישה צעד קדימה ולהכניס לתוכה דיאלוג, לייצר חשיבה, לשאול שאלות. איך אנחנו יכולים להמנע ממצב כזה השנה? איך אנחנו יכולים לשכפל את זה בשנה הבאה? צרו שיח פתוח, הקשיבו לכל רעיון שעולה – כי הוא יוביל לרעיון הבא. שאלות מייצרות מעורבות וחשיבה, הן מעבירות מסר של שותפות, של ערך ומשמעות. אם מדובר בפורום גדול, יש פתרונות גם לזה שיכולים למנף את סיכום השנה לאירוע מכונן בחברה.

 

אל תסתפקו בהצגת נתונים ויעדים, סיכום שנה להפקת לקחים לקראת השנה הבאה הוא כלי משמעותי שיכול לייצר הקלה והשפעה ברמה האישית, הצוותית, האגפית וברמת החברה. ולכן, אם התקיים סיכום שנה ברמת החברה, מומלץ לקיים סיכום שנתי ברוח הלמידה והשיפור.

 

אשמח לשמוע ממך רעיונות או שאלות בתגובות,

להצלחה הניהולית שלך,

רות חובב וענונו

להזמנת סשן מונחה – השאירו פרטים כאן או צרו קשר ב 054-4922999, Info@ruth-hovav.com

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות