ניהול זמן – על הקשר שבין סמארטפון, הרדיאטור באוטו וניהול משימות ועובדים

שלומי יושב מולי ומראה לי את הטלפון בהתרסה “את רואה, זה מה שמחרפן אותי יותר מהכל, בגלל זה אני לא מספיק כלום” (מובא כלשונו…).

כבר מהפגישה הראשונה אני יודעת שזה מאתגר לשבת עם שלומי שעה בלי שהוא יהיה מחובר לטלפון / מייל. יאמר לזכותו שגם הוא הבין שזו בעיה והשתדל להתאפק כבר שתי פגישות. הפעם, כנראה, זה השתחרר.

שלומי: “יש לי 5 שאלות בווטאפ, 3 סמסים, ו12 מיילים חדשים וזה ב 50 דקות שאנחנו כאן. מה יקרה אם עכשיו אני עובר לישיבה נוספת?…”

רות: “מה?”ניהול זמן , ניהול משימות

ש: “אנשים ישתוללו- איפה אתה, למה אתה לא עונה?”

ר: “באמת?, בדקת את זה פעם?”

ש: “איך אפשר?”

ר: “תגיד, מה הם רוצים ממך?”

ש: “שטויות, זה מה שהם רוצים ממני, חלק מהשאלות בכלל לא צריכות להגיע אלי”

ר: “אז למה אתה עונה?”

ש: “כי שאלו, לא?. אני יודע, את תגידי שאני צריך להפנות אותם. אז לידיעתך, גם את זה אני עושה”.

ר: “טוב, זה שאתה בסדר שנינו מבינים. אולי אפילו סופר בסדר וזאת הבעיה…”

 

לא אלאה אתכם בהמשך השיחה ביננו, אבל אתם מבינים את הכיוון.

ועכשיו נעבור למטפורה – זאת עם הרדיאטור.

לפני כחודשיים מצאתי את עצמי בעליות לירושלים כשאדים יוצאים מהמנוע (אל דאגה, עליתי על זה בזמן, ושלום לכולנו).

תוך כדי תיקון המוסכניק הסביר לי בשיא הסבלנות שהמים ברדיאטור תחת לחץ גבוה, והם תמיד מחפשים מאיפה לצאת וזה מה שמניע אותם קדימה. כשיש נקודה חלשה בצנרת המים יצאו ממנה, בטפטוף או אידוי, במקום להמשיך את הסירקולציה במערכת.

 

איך זה קשור אל שלומי, אל לניהול זמן או משימות ?

שלומי ידוע כ”תותח”- מנהל מעולה ונחמד, איש מקצוע מצוין, וותיק בחברה- כך שהוא כבר ראה הרבה מאוד דברים.

העובדים של שלומי (ולא רק שלו…) בלחץ- להספיק, לקדם, לתת מענה, לסגור משימות.

בזמינות האינסופית שלו שלומי יצר “נקודת יציאה”- וכולם פונים אל שלומי- יש לו תשובות, אפשר לסמוך עליו, הוא זמין. מוש-לם!.

“אז מה אני יעשה?” שאל שלומי.

“תתעלם” הצעתי לו. הוא כמעט נפל מהכסא אז הוספתי…

4 שלבים לצמצום הפרעות ומיקוד במשימות :

  1. נתחיל מהראש – ההבנה שאם לא תענה מיד הם יחפשו את המידע במקום אחר או יחכו לך או ממש ינדנדו אם זה יהיה דחוף. שום דבר נורא לא יקרה.
  2. בימים הראשונים תבדוק מה השאלה – כמובן שאם מדובר במשהו קריטי שתלוי בך, שאין כתובת אחרת ושלא סובל דיחוי- תענה.
  3. אם לא מדובר במשהו קריטי, תחכה בשלב ראשון כשעה, או לסיום הפעולה שאתה בתוכה (פגישה, שיחה, חשיבה) עד שתחזור אליהם עם השאלה “הסתדר?”, אתה תראה שאחוז ניכר מהפונים כבר הסתדרו, חלק חיכו לך- אולי כי רק אתה יכול לענות ואולי כי זה לא ממש דחוף להם.
  4. בשלב הבא, אתה מקיים פגישות באפקטיביות, עם אפשרות לרצף שיחה ומחשבה- כמו שהיית רוצה. וכשאתה מתפנה – תחזור אל כל מי שחיפש אותך.

אם משהו באמת דחוף ורק אתה יכול לענות אתה תראה שהוא יחזור אליך – ואז כבר תענה כמובן. אבל על הדרך סיננת חלק מהשואלים, שבוודאי מצאו את התשובה במקום אחר במערכת (המשיכו הלאה בצנרת): פונים אל האדם הרלוונטי, שואלים קולגה, פותחים את הנוהל הכתוב.

אז זה הקשר שבין הרדיאטור של האוטו לניהול זמן / משימות – פיזור של הלחץ על פני המערכת – במקום להיות המקור לנזילה…

בהתנהלות כזו יש עוד הרבה רווחים ניהוליים (עצמאות, אחריות, התנסות וטעיה, שיתוף בידע), אבל זה בפעם אחרת.

שיהיה בהצלחה.

 

בונוס למי שהגיע לכאן- סרטון קצר ומשעשע על הנושא

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות