של מי היעדים האלה – מאמר על ניהול עובדים לאור מטרות ו יעדים

לאחר שהוצבו היעדים למנהלים ולעובדים – לפיתחו של מי מוטלת האחריות לעמוד בהם? מה הפרשנות שניתנת לאי עמידה ביעדים מצד העובד? במאמר זה אבחן את הסוגייה ואציע מספר פתרונות ניהוליים לשאלה כיצד לקדם עמידה ביעדים בקרב עובדים.

במסגרת תהליך הערכה בארגון, עידית- מנהלת צוות, מעריכה ומבצעת שיחות משוב לעובדיה זו השנה השלישית. בשלב ההכנה היא רואה שיש יעדים שחל בהם שיפור, ויש יעדים שלא חלה בהם כל התקדמות. הדבר מתסכל אותה ועולה בה התחושה שיש עובדים שלא ממלאים אחר בקשתה למרות מספר התייחסויות לנושא במהלך השנה. זהו המצב מנקודת ראותה של עידית, אך מה יאמרו העובדים על כך? כיצד נוצר מצב לפיו אותו עובד עומד ביעד אחד, אך לא באחר? ואם כך – על מי האחריות לעמידה ביעדים?

רבות נכתב על אופן הצבת יעדים כתהליך אשר מביא לשיפור במוטיבציית העובד ושיפור ביצועיו על-ידי הדגשת ההתמדה והעקביות במאמצי העבודה. בנוסף, היעדים הם כלי להכוונת פעולותיהם של העובדים לטובת התנהגויות המובילות לשיפור התפקוד בארגון. בכדי להגיע לתוצאות הרצויות על היעדים להיות מדויקים וממוקדים, רלוונטיים ומותאמים לתפקיד, בשליטתו של העובד, מאתגרים ועוד (McShane, Von Gilinow, 2008).

במאמר זה אבחן את הנושא מזווית מעט שונה: האם היעדים הם “של העובד”, “של המנהל” או שמא באחריות שניהם? האם יש הלימה בין התשובה “של מי היעדים” לבין ההתנהגות בפועל? ברוב המקרים התשובה המתקבלת היא שהעמידה ביעדים היא באחריות משותפת למנהל ולעובד.

אך מה קורה כאשר שניים אחראים על אותה המשימה? באיזה אופן נחלקת האחריות בין שניהם? במקרים כאלה מתרחשת תופעה מוכרת באירגונים מתחומי הממשקים ועבודת הצוות והיא העברת האחריות. העברת האחריות מתאפיינת בשיח הממוקד במה שהאחר צריך לעשות. בפועל, אני פוגשת את העברת האחריות מצד המנהלים באמירות כגון: “הערתי לו על זה כמה פעמים במהלך השנה” ומצד העובדים: “אני מאוד משתדל לעמוד ביעד, אבל זה פשוט לא ריאלי מלכתחילה”.

נחזור אל עידית. בשנה שעברה עידית הציבה לשירה יעד- שיפור זמן התגובה בטיפול בבקשת לקוחות מ- 10 ימי עבודה ל- 8 ימי עבודה. כל עובדי הצוות עומדים ביעד הזה פרט אליה. שירה

היא אשת הפרטים הקטנים. כל פנית לקוח מטופלת על ידה ביסודיות ומקצועיות. היתרון- לשירה אין טעויות, החיסרון- קצב עבודתה איטי. כזו שירה, כך היא פועלת, ולדעתה זו הצורה הטובה ביותר.

ליוגב הציבה עידית יעד- פעולות יזומות בצוות ועם לקוחות, פעם ברבעון. יוגב אינו יזם במהותו. כשמדובר בתיקון או שיפור של תהליך קיים- הוא יציף את הצורך. אך יוזמה “יש מאין” אינה מוכרת

לו ולכן לא עמד ביעד. בשנה שעברה שירה ויוגב יצאו משיחת ההערכה מתוסכלים- לתחושתם, הם באים לידי ביטוי בעבודה בצורה הטובה ביותר. הם מבינים את הצורך בשיפור שהגדירה עידית, אך לא ברור להם איך עליהם לפעול בכדי לעמוד ביעד שהוגדר.

מספר דרכים להתייחסות עולות ממצבים כאלו ודומים. ראשית, בידי מי האחריות על הכשלון בביצוע היעדים? שנית, האם יכול להיות שאי העמידה ביעד היא סימן לכך שהיעדים שהוצבו אינם מתאימים לאותו העובד, שישנם שיקולים נוספים למשוואה שרצוי להביא בחשבון בעת הצבת היעדים? שלישית, אילו כלים תומכים ניתנו לשירה ויוגב על מנת להתקדם אל היעד?

במהלך השנה העירה עידית גם לשירה וגם ליוגב אך דבר לא השתנה. על מי האחריות לשינוי דרך העבודה? מהו השינוי הדרוש?

אחריות על ביצוע היעדים

התנהלות העובד מורכבת, בין השאר, מיכולות אישיות והרגלים. ההרגלים נרכשים עם הזמן ושינוי שלהם דורש מאמץ ומודעות גבוהים. מתוך הנחות אלה יש צורך בפעולות תומכות מצד המנהל ליצירת שינוי.

לרוב, בולטות אי ההצלחות או הקשיים על פני ההצלחות והעוצמות של העובדים. בוודאי כשמדובר ביעד שלא מושג לאורך זמן. גם העובד וגם המנהל מתוסכלים מהיעדר הצמיחה ומכאן מוטיבציית העובד ואמון המנהל בו יכולים להידרדר.

הגדרת יעדים אינה פעולת “הצב ושכח”. מנהל שרוצה לקדם את ביצועי היחידה והעובדים חשוב שיקח חלק פעיל בשינוי ויקדם ויפעל עם עובדיו. שיחות משוב ואזהרות במהלך הדרך לרוב אינן מקדמות את השגת יעדי העובדים ומכאן שאינן תורמות ליעדי היחידה. חשוב לנקוט בפעולות שמעוררות מוטיבציה ורצון להשגת היעד בדרך המותאמת לעובד ולארגון.

אם כך, מה ניתן לעשות?

פעולות ניהוליות להשגת יעדים

  • שאל את עצמך- מתוך היכרות עם העובד- מה הם אזורי המיומנות הגבוהה והנמוכה שלו. התבונן בעובד באופן מקיף, אל תתעכב על החולשות בלבד.

אם היסודיות של שירה מונעת תקלות, ומכאן שביעות הרצון ממנה גבוהה וניתן לסמוך עליה- האם כדאי לדחוק בה?

  • שאל את העובד– על מנת להגיע ליעדים מה דרוש לו? עובדים עשויים לבקש פגישה שבועית איתך כמנהל, חניכה אישית, קורס מקצועי ועוד. בחרו יחד את האפשרות המתאימה לארגון ולעובד. אם תשאל עידית את יוגב מה דרוש לו בשביל ליזום היא תיענה על ידו “מטרה, מיקוד במשימה ספציפית”. מתוך תשובה זו יכולה עידית להגדיר עם יוגב יעד בצורה ממוקדמת ומותאמת עבורו.
  • שתף את העובד – מתוך סוגיית האחריות מגדירים החוקרים המלצה נוספת לאופן הצבת יעדים אפקטיבית והיא שיתוף העובד בקביעת היעד (McShane, Von Gilinow, 2008). פעולה זו יוצרת אחריות משותפת ומחויבות גבוהה יותר של העובד לעמידה ביעד.
  • מעקב ובקרה לאורך זמן– חשוב לחזור אל היעדים שהוגדרו אחת לתקופה- בהתאם לצורך ועקומת השיפור המצופה.

מטרת המעקב אינה לנזוף בעובד אלא לבחון מה נעשה עד כה כדי להתקדם אל היעד, ומה עוד דרוש על מנת להשיגו.

  • תצפית וחניכה– למד את פעולותיו של העובד: האם תהליכי העבודה שלו יעילים, האם יש תעדוף נכון של משימות. אם תקדיש לעובד שעה בחודש, במסגרתה תלמד, את דרך פעולתו באמצעות ישיבה על ידו, יתאפשר לך לקדם ולפתח את העובד בצורה ממוקדת ומותאמת.

מנהלים מעלים בפני את הטיעון “אני יודע מה הם עושים, אני נמצא על ידם כל היום”. הסתובבות ו”ליקוט” אירועים מקצועיים והתנהגותיים חשובים בפני עצמם, אך כשיש צורך בשיפור דרכי פעולה, בשיפור התנהגות, נדרש יותר מאשר “ליקוט”. יש צורך בהיכרות מעמיקה עם פעולתו של העובד- ברמה היומיומית והשגרתית. באופן זה המשוב יהיה מלא, ספציפי ומורכב מחיזוקים משמעותיים ומנקודות לשיפור. בנוסף, כמנהל תוכל לזהות תהליכי עבודה מעכבים או שיפורים דרושים על מנת לקדם את העבודה- וזאת מתוך התצפית במצבי שגרה.

כך, תצפית של עידית בעבודתה של שירה- יתכן ותחשוף בפניה כי תהליכי העבודה שלה יעילים ואין סיבה לדחוק בה שכן תיקון טעויות בדיעבד יוצר נזק לחברה ושירה מונעת אותן. בה בעת, אולי יתגלה שתהליכי העבודה שלה ארוכים וניתן לקצרם, לחסוך בזמן ולהגיע אל היעד.

לאור השיחה בין עידית ליוגב והצבת היעד במשותף, הוא מונה לשיפור הממשק שבין הצוות ליחידת המכירות. מיקוד היעד באופן ברור ליוגב יוכל להניב תוצאות מדידות שיראו על פני השטח.

השיפור וההגעה אל היעד אינם נחלתו הבלעדית של העובד. לקיחת אחריות ניהולית על הצבת יעד מותאם לעובד והבניית תהליך השיפור הינם מהותיים להצלחת העובד, היחידה, ולהצלחתך האישית כמנהל.

פיתוח מנהלים | ייעוץ אישי למנהלים | פיתוח עובדים

 

2 תגובות

2 תגובות לפוסט “של מי היעדים האלה – מאמר על ניהול עובדים לאור מטרות ו יעדים”

  1. אורנה צוקבתאריך 24 Mar 2016 בשעה 9:14 am

    שלום
    ברצוני לברך על האתר , והכלים שעומדים לרשותנו באתר זה .
    בסרטון של הפעולות הנהוליות , ניהול עובדים ותוצאות בהנעה , נאמר שישנו דוח מצורף מתחת לסרטו , לא מצאתי את הדוח , אוכל בבקשה לקבל הכוונה לגבי הדוח ?
    אודה לתשובתכם , יום טוב

  2. ruth hovavבתאריך 24 Mar 2016 בשעה 3:45 pm

    אורנה, תודה רבה על הפירגון!
    נשלח אליך מייל להמשך בירור על הדוח המצורף.

    רות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות