4 דרכים שיבטיחו שהשנה תעמדו במטרות והיעדים

ברבעון האחרון של כל שנה מקדישים מנהלים בכירים בחברות זמן רב בחשיבה ויצירה של מטרות, יעדים ותוכנית עבודה לשנה הבאה אותם הם מציגים עם פתיחת השנה.

זהו מהלך בעל ערך רב שמאפשר למנהלים לשרטט עבור עובדי החברה את הכיוון אליו עליהם לרכז  את המאמצים, את האופן שנכון לתעדף  את הפרויקטים והמשימות וכיצד להקצות בהתאם את המשאבים. הרי בסופו של יום הם אלו שיממשו את העמידה ביעדים, כך שככל שהכיוון יותר ברור ומדוייק להם, הסיכוי לעמידה ביעדים עולה.

ובדיוק פה טמונה מלכודת שחשוב להכיר – ההנחה ששיתוף המטרות והיעדים בתחילת השנה יוביל למימוש שלהם בסופה- מוטעית ביסודה ומובילה לאכזבה או מאמצים רבים (ומיותרים) מצד מנהלים בכירים. זה לא חייב להיות ככה.

לפני שנעבור לכלים הפרקטיים – מה הבעיה עם ההנחה הזו?

איך (לא) להציג את המטרות והיעדים:

כמנהלים המטרות והיעדים שאתם מציגים מתבססים על חשיבה לאורך זמן, על ראייה מערכתית של שוק, של מצב החברה, על הזדמנויות או סיכונים שנמצאים על הפרק ועוד.

כלומר, מה שמנוסח בסופו של יום למספר משפטים של מטרות ויעדים היה במצב “חשיבה” אצלך או עם הצוות הניהולי שלך במשך תקופה ארוכה.

הרגע הזה שבו המטרות והיעדים ברורים, בהירים, הוא רגע צלול ומספק.

הבעיה נובעת מהצגת אותה תמונה בהירה עבור מנהלים ועובדים מתוך הנחה שהם איתך “על אותו עמוד”. כשבפועל להם זה המפגש הראשון עם הדברים. למה אלו המטרות והיעדים? מה המשמעות שלהם? מה הוביל לזה? – אלו שאלות שיכולות לעלות. בנוסף גם התנגדות יכולה לעלות – בין אם כי לא שיתפו או שאלו אותם בחשיבה, ובין אם כי הן נתפסות מנותקות מהשטח והמציאות היומיומית שלהם.

4 כלים שיבטיחו את העמידה ביעדי הצוות או החברה:

1.רתימה של מנהלים ועובדים למטרות והיעדים – העובדים של היום רוצים להיות מעורבים, להשפיע, לקחת חלק. מעבר לזה, ההנחה הרווחת היום – שלמומחיות ולזווית הראייה שלהם יש ערך גבוה לארגון ולביזנס. אז איך רותמים אותם?

  • תיקוף המטרות והיעדים לפני הסגירה שלהם – מפגשים עם מנהלים ועובדים כדי לשמוע את דעתם על המטרות והיעדים, מתוך הנחה שהם משפיעים עליהם / מושפעים מהם.
  • שיתוף בשיקולים לבחירת המטרות והיעדים הללו– הציגו תמונה רחבה לדרגי הניהול השונים בחברה ולעובדים דרך הסברת מצב בשוק, מה מצבה של החברה, למה נבחרו המטרות הללו, למה אלו היעדים. זאת כדי לחבר אותם לדרך שעשיתם שהובילה לבחירה הזו, ולא “להנחית”.

2. גזירת ההשלכות על תוכניות העבודה – בהנחה שכדי לעמוד ביעדים החדשים נדרש שינוי, אפילו קטן, בהתנהלות, בציוד, בהכשרה – חשוב לבקש מכל מנהל שיגדיר מה השינויים הנדרשים מבחינתו בתוכניות העבודה שלו לשנה. איך המטרות החדשות משליכות על היומיום המקצועי- ניהולי של התחום שבאחריותו. גזירת המטרות הגדולות לפעולות ליומיום דורשת עיסוק נוסף בהן, מציפה שאלות, וכך משאירה אותן בפוקוס ומחזקת את מחוייבות הנוגעים בעניין להשגתן.

3. בקרה – כאן לא מעט הנהלות נופלות. מדובר בחזרה עקבית אל המטרות והיעדים, כדי לבחון מה התקדם, מה בעבודה ומה לא בכיוון ודורש פוקוס או שינוי.

  • סטטוס עם ההנהלה – חזרה אחת לחודש / חודשיים אל המטרות והיעדים – כשכל מנהל מדווח מה התקדם בגזרתו לטובתן. הציגו מצב קיים ביחס למצב קודם וביחס ליעד.אגב, לא הכרחי לנהל על זה דיונים, אם יש מצב שדורש התייחסות מעמיקה – הקדישו לו זמן ראוי בישיבה הבאה או הגדירו צוות עבודה לזה.
  • סטטוס בצוותים – אותה שיטת עבודה צריכה לעבור לאורך ורוחב הארגון – חזרה אל המטרות והיעדים ושיקוף המצב הקיים ביחס למצב הקודם והיעד.

באופן טבעי ונורמאלי יש לנו נטייה לנהל את השוטף, את מה שאנחנו רגילים אליו, את מה שבוער. העצירה כדי לכייל את המערכת, כדי לשאול מה קרה והתקדם, כדי לזהות איפה משקיעים משאבים שלא מקדמים את המטרות והיעדים – היא קריטית כדי להגיע אל סוף השנה מתוך ניהול ולא מתוך התנהלות.

4. לתקשר – לתקשר – לתקשר – אל תניחו שאנשים יודעים כי כבר אמרתם – תציגו שוב ושוב את המטרות והיעדים, תשאלו איך כל צוות או יחידה מושפעים ומשפיעים עליהם.

  • הצטרפו אל ישיבות של צוותים שכפופים אליכםלהצגת המטרות והיעדים ושאילת שאלות
  • הציגו את המטרות בפתיחה של קורס ניהולי, או סקירה מקצועית של תחום
  • פרגנו לרוחב הארגון על מהלכים חדשים שנעשים כדי לקדם את המטרות והיעדים, ועל השגים שקורים לאורך הדרך. קשרו את ההישג למטרה או יעד שהגדרו.
  • במידה ויש מהלכים של הערכת עובדים, או עובדים מצטיינים אצלכם בארגון – וודאו שיש בהם קריטריונים שמקדמים את המטרות והיעדים. בהתאם, הציגו בארגון כיצד אותם עובדים תרמו להתקדמות הארגון בנושאים שהוגדרו כמטרות.

לסיכום, כדי למנוע הפתעות בסוף השנה  צריך להניע את כל המערכת שנקראת “ארגון” לעמידה במטרות ויעדים לאורך השנה. זה דורש פוקוס וניהול מצדכם. הכניסו ליומן שלכם הזדמנויות שבהן אתם מציפים את הנושא באופן תדיר – לסטטוס, לדיון, לפרגון ותראו כיצב זה משפיע על קידום כלל הארגוןו לעמידה ביעדים.

להצלחה הניהולית שלך,

עירית ורות

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות